Introduction
Les lectures obligatoires donnent aux administrateurs la possibilité de créer ou de marquer des pages dans le hub qui requièrent l'attention et l'action des utilisateurs. Les lectures obligatoires sont construites sur la même structure que les pages, mais les utilisateurs sont informés des lectures obligatoires et doivent confirmer qu'ils ont lu et reconnu le contenu de la page.
💡 Conseil utile Seuls les administrateurs d'équipe, les modérateurs de contenu et les administrateurs d'organisation ont la possibilité de créer et de publier des lectures obligatoires. Les administrateurs d'équipe ne peuvent modifier que les lectures obligatoires des équipes qu'ils administrent. |
Dans cet article :
Qu'est-ce qu'une lecture obligatoire ?
Les lectures obligatoires remplacent les processus manuels existants qui consistent à faire signer les documents par les collègues pour attester qu'ils les ont lus.
Les lectures obligatoires permettent aux administrateurs de distribuer aux équipes des politiques, des documents et des formations mis à jour, et de recevoir un accusé de réception indiquant que chaque personne a lu les informations obligatoires.
Si des personnes n'ont pas accusé réception de la lecture obligatoire, les administrateurs pourront savoir qui n'a pas lu l'information, faire un suivi en envoyant des rappels et/ou contacter les personnes directement par le biais de la fonction d'analyse.
Création d'une lecture obligatoire
Les administrateurs disposent de deux options pour les lectures obligatoires : ils peuvent en créer une nouvelle à partir de zéro ou marquer une page existante comme lecture obligatoire.
Pour créer une nouvelle lecture :
Accédez au portail d'administration. Sous l'onglet studio du contenu, il y a une section intitulée lectures obligatoires et cliquez dessus
Cliquez sur ajouter une lecture obligatoire
Choisissez l'endroit où vous souhaitez que votre lecture obligatoire soit sélectionnée
Ajoutez votre contenu. Une fois que vous êtes satisfait du contenu, vous pouvez commencer à faire ce qui suit :
Modifiez la déclaration de confirmation. Cette opération peut être effectuée dans les propriétés de la page.
Protégez la page. Cette opération peut être effectuée dans les propriétés de la page
Autorisation de la traduction. Cette opération peut être effectuée dans les propriétés de la page.
Il s'agit d'une fonctionnalité réservée aux entreprises. Vous devez être abonné au plan d'entreprise pour pouvoir y accéder.
Publier dans le flux. Une fois publiée, cette option vous permet d'afficher votre lecture obligatoire après l'avoir créée. Elle sera envoyée par défaut à l'équipe ou aux équipes affectées à la lecture obligatoire.
Cliquez sur Publier. Si la propriété "partager avec le flux" est activée, vous verrez apparaître une boîte de publication. L'audience de la publication sera définie par l'audience de lecture obligatoire. Une fois que vous êtes prêt à envoyer la publication du flux contenant le lien vers la lecture obligatoire, cliquez sur "partager".
Pour marquer une page existante :
Les administrateurs d'organisation et les modérateurs de contenu peuvent marquer toute page existante comme étant à une Lecture Obligatoire.
Accédez au portail d'administration. Sous l'onglet studio du contenu, il y a une section intitulée hub et cliquez dessus
Recherchez la page que vous souhaitez rendre une lecture obligatoire et cliquez dessus pour ouvrir le modificateur de page
Sous les propriétés de la page, il y a une propriété lecture obligatoire
Cliquez sur le bouton pour l'activer
Cette opération transforme la page en lecture obligatoire et lui confère toutes les propriétés d'une lecture obligatoire
Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour la page en tant que lecture obligatoire.
Comment modifier, déplacer ou supprimer une lecture obligatoire
Tout comme les pages, vous pouvez modifier, déplacer ou supprimer une lecture obligatoire à tout moment. Ces modifications ne peuvent être effectuées que par les administrateurs d'organisations ou les modérateurs de contenu.
Modification
Les modifications ne réinitialiseront pas l'état des confirmations pour le moment. Si le changement apporté est important et nécessite que chacun confirme à nouveau qu'il a lu la page, l'administrateur devra créer une nouvelle page.
Sélectionnez les trois points verticaux sur le côté droit de la page de lecture obligatoire
Sélectionnez modifier
Apportez les modifications nécessaires à la page
Cliquez sur mettre à jour
Votre lecture obligatoire mise à jour a été publiée
Déplacement
Cela fonctionne de la même manière que le déplacement de n'importe quelle autre page dans le hub. En déplaçant une lecture obligatoire, vous risquez de modifier l'audience des utilisateurs qui doivent lire la page - vérifiez les équipes qui ont accès au nouvel emplacement avant de déplacer le document
Sélectionnez les trois points verticaux sur le côté droit de la page de lecture obligatoire.
Sélectionnez déplacer
Choisissez le nouvel emplacement du document
Cliquez sur déplacer
Cliquez sur déplacer et modifier l'audience
Suppression
La suppression d'une lecture obligatoire est très similaire à la suppression de n'importe quelle page dans le hub. Si une lecture obligatoire est supprimée, toutes les données, le contenu de la page et l'enregistrement des confirmations seront perdus et ne pourront pas être récupérés - il s'agit d'une suppression permanente !
Sélectionnez les trois points verticaux (menu hamburger) sur le côté droit de la lecture obligatoire
Sélectionnez supprimer
Une boîte d'avertissement s'affichera- veuillez la lire attentivement
Si vous êtes sûr à 100 % que la lecture obligatoire doit être supprimée, tapez confirmer là où c'est nécessaire
Cliquez sur supprimer la page
La lecture obligatoire est maintenant définitivement supprimée et ne peut être récupérée
Comment changer l'audience
Si une Lecture Obligatoire est un document autonome dans une section et ne se trouve pas dans un dossier, un administrateur sera en mesure de changer directement l'audience de la Lecture Obligatoire.
Si une Lecture Obligatoire se trouve dans un dossier, elle aura automatiquement la même audience que l'ensemble du dossier.
Cliquez sur le lien "Lecture obligatoire" dans le Hub
Cliquez sur modifier
Allez sur audience et changez l'équipe
Cliquez sur mettre à jour
L'audience visée par la lecture obligatoire a été modifiée et les utilisateurs ayant accès à ces informations ont été mis à jour
💡 Conseil utile Un administrateur ne peut modifier l'audience d'une lecture obligatoire que si le document se trouve pas dans un dossier |
Un administrateur ne peut modifier l'audience d'une lecture obligatoire que si le document se trouve pas dans un dossier
Comment activer ou désactiver une lecture obligatoire ?
Les administrateurs ont la possibilité de rendre une lecture obligatoire active ou inactive. Si une lecture obligatoire est inactive, elle ne demandera pas aux utilisateurs de confirmer qu'ils ont lu la page, mais elle sera toujours visible dans le hub. Lorsqu'une lecture obligatoire est réactivée, nous recommandons d'envoyer un rappel à l'audience afin que tous les utilisateurs qui n'ont pas confirmé la lecture obligatoire en soient à nouveau informés. Seuls les administrateurs d'organisation et les modérateurs de contenu peuvent rendre les lectures obligatoires inactives ou actives.
Inactif
Sélectionnez la lecture obligatoire que vous souhaitez rendre inactive.
Cliquez sur modifier
Dans les propriétés de la page, il y a une option pour la lecture obligatoire.
Désactivez la bascule
Cliquez sur Mettre à jour
La lecture obligatoire est désormais inactive
Actif
Sélectionnez la lecture obligatoire que vous souhaitez rendre inactive.
Cliquez sur modifier
Dans les propriétés de la page, il y a une option pour la lecture obligatoire.
Activez la bascule
Cliquez sur mettre à jour
La lecture obligatoire est maintenant active
Comment envoyer un rappel de lecture obligatoire
Des rappels de lecture obligatoire peuvent être envoyés à l'audience d'une lecture obligatoire pour lui rappeler d'accuser réception et de lire la lecture obligatoire. Les rappels ne seront envoyés qu'aux personnes qui n'ont pas encore reconnu la lecture obligatoire.
Envoi d'un rappel à tout le monde
Sélectionnez les trois points verticaux sur le côté droit de la page de lecture obligatoire
Sélectionnez envoyer des rappels
Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre d'envoyer une publication de rappel
Donnez un titre et/ou une introduction à l'article
Choisissez le type de publication
Cliquez sur partager
Des rappels seront publiés dans les flux pour informer les personnes qui n'ont pasreconnu leur(s) lecture(s) obligatoire(s)
Envoi d'un rappel à un groupe spécifique de votre audience
Cliquez sur la lecture obligatoire pour laquelle vous souhaitez envoyer des rappels
Soit envoyer un rappel à l'ensemble de l'audience en haut à côté d'exporter
Ou envoyer un rappel à une équipe spécifique par exemple uniquement aux opérations
Une fois sélectionnée, une boîte de publication apparaîtra comme auparavant
Pour cet exemple, les rappels seront uniquement envoyés à l'équipe des opérations
Comment accéder aux lectures obligatoires
Lorsqu'une lecture obligatoire a été publiée et que vous devez la lire, vous en serez informé de deux différentes manières.
Via la bannière
Sélectionnez lire maintenant dans la bannière située tout en haut de la page
Ce lien vous mènera directement aux lectures obligatoires
La/les Lecture(s) Obligatoire(s) en Suspens sont les pages qui requièrent votre attention
Une fois que vous avez lu et compris la lecture obligatoire, cochez la case au bas de la page, puis cliquez sur confirmer pour accuser réception de la lecture obligatoire
Vous avez maintenant reconnu la lecture obligatoire
Via le hub
Accédez à la notification sur l'icône hub (point rouge - cette couleur peut différer pour votre organisation)
Faites défiler jusqu'aux lectures obligatoires
Sélectionnez la lecture obligatoire qui est en suspens et qui requiert votre attention.
Une fois que vous avez lu et compris la lecture obligatoire, cochez la case puis cliquez sur confirmer pour reconnaître la lecture obligatoire
Modification de la déclaration de confirmation de lecture obligatoire
La modification de la confirmation de la lecture obligatoire vous permet de changer la déclaration écrite pour toute lecture obligatoire afin qu'elle corresponde mieux à vos intentions pour la lecture obligatoire. La modification de la déclaration de lecture obligatoire ne peut être effectuée que par les administrateurs d'organisation ou les modérateurs de contenu.
Une fois que vous avez créé une page, que vous l'avez marquée comme étant une lecture obligatoire ou que vous en avez choisi une qui n'a pas été publiée, vous verrez que les propriétés de la page comportent une option Modifier la déclaration
Cliquez sur ce bouton et une fenêtre contextuelle s'affichera
Vous pourrez modifier le texte du bouton et sélectionner parmi ces options :
Confirmer
Reconnaitre
Accepter
Approuver
Accorder
Vous pourrez également choisir ou créer une nouvelle déclaration en cliquant sur "nouveau". Chaque déclaration est sauvegardée et peut être réutilisée. Vous pouvez également supprimer n'importe quelle déclaration, à l'exception de la déclaration par défaut, en passant la souris sur la déclaration et en appuyant sur les trois petits points. Vous pouvez également cliquer sur le bouton "modifier la déclaration" situé au bas de la page. Cela ouvrira la barre latérale et vous permettra de la modifier en conséquence.
FAQ
Comment les personnes seront-elles informées de l'envoi d'une lecture obligatoire ? | Une bannière de notification s'affichera sur l'écran de l'appareil jusqu'à ce qu'il reconnaisse la lecture obligatoire. Une notification Push sera également envoyée à l'appareil portable et bureau de l'utilisateur. |
J'ai un nouvel utilisateur, les lectures obligatoires seront-elles immédiatement disponibles pour lui ? | Lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint Blink, ses lectures obligatoires apparaissent dès qu'il ouvre Blink pour la première fois. |
Qu'advient-il des données lors d'une lecture obligatoire inactive ? | Si une lecture obligatoire est réactivée, les données recueillies précédemment sur les personnes ayant confirmé une lecture obligatoire ne sont pas perdues. Ces données sont toujours visibles dans le tableau de bord de l'administrateur et les utilisateurs qui n'ont pas confirmé seront immédiatement notifiés lors de la réactivation. |
À quelle fréquence puis-je envoyer un rappel ? | Vous pouvez envoyer un rappel à tout moment. Cela signifie que vous devez être prudent et conscient du moment et de la personne à qui vous envoyez ce document. |