Introduction
Notre outil d'import en masse vous permet d'importer jusqu'à 5 000 utilisateurs à la fois. Cet article vous guidera à travers :
💹 Accéder à la zone d'import
Tous les imports d'utilisateurs sont gérés depuis la page Mise à jour en masse de la zone d'administration. Pour accéder à cette section dans Blink Admin, cliquez sur Utilisateurs dans la navigation de gauche, puis sur le bouton « Mise à jour en masse » en haut du tableau des utilisateurs.
✏️ Configurer votre modèle d'import
Après l'onglet Mise à jour en masse, vous pourrez voir tous les imports démarrés, échoués et terminés. Cliquez sur « Nouvelle mise à jour » pour accéder au modèle d'import qui servira à importer les utilisateurs.
Trois options vous seront proposées : Mettre à jour les utilisateurs, Importer de nouveaux utilisateurs et Passer au téléversement. Sélectionnez la deuxième option pour obtenir votre modèle d'import.
Sélectionnez les groupes que vous souhaitez inclure dans votre import.
Le groupe par défaut (organisation entière) sera déjà inclus dans la liste des groupes ; il vous suffit d'ajouter les groupes supplémentaires dans lesquels vous souhaitez placer les nouveaux utilisateurs. Chacun de ces groupes apparaîtra comme une colonne distincte dans le fichier modèle, que vous pourrez utiliser pour importer les utilisateurs dans des groupes spécifiques.
⚠️ Remarque : s'il s'agit de votre tout premier import, vous pouvez ignorer cette étape et cliquer sur « Suivant ». Vous affecterez les utilisateurs aux groupes plus tard.
Téléchargez le modèle d'import à l'aide du bouton « Télécharger » affiché à l'écran.
💻 Préparer votre modèle d'import
Ouvrez votre modèle d'import dans l'éditeur de votre choix.
Ajoutez les informations des utilisateurs dans les colonnes du modèle
Ajoutez les utilisateurs aux groupes
Si vous avez sélectionné des groupes à ajouter à votre modèle à l'étape 2, vous devriez voir ces groupes sous forme de colonnes dans le fichier modèle
Ajoutez un « X » dans cette colonne pour ajouter un utilisateur à ce groupe
Remarque : Plus les informations utilisateur que vous ajoutez maintenant sont complètes, plus il sera facile pour vos utilisateurs de s'inscrire, et meilleure sera leur expérience globale.
Colonne | Obligatoire | Description |
Email Address | Oui* | L'adresse e-mail de l'utilisateur. Elle doit être unique. Cette adresse peut être personnelle ou professionnelle : il n'est pas nécessaire qu'elle utilise le domaine de votre organisation |
Phone Number | Oui* | Le numéro de téléphone de l'utilisateur. Il doit être unique.
|
First Name | Oui* | Le prénom de l'utilisateur. |
Last Name | Oui* | Le nom de famille de l'utilisateur. |
Job Title | Facultatif | L'intitulé de poste de l'utilisateur dans l'entreprise. Ce champ est facultatif si vous fournissez un numéro de téléphone, une adresse e-mail, ou à la fois le prénom et le nom de l'utilisateur. |
First Day | Facultatif | Le premier jour de l'utilisateur dans l'entreprise. Ce champ est facultatif mais doit être renseigné au format YYYY-MM-DD et le format des données doit être TEXTE. Consultez cet article pour en savoir plus. |
Last Day | Facultatif | Le dernier jour de l'utilisateur dans l'entreprise. Ce champ est facultatif mais doit être renseigné au format YYYY-MM-DD et le format des données doit être TEXTE. Consultez cet article pour en savoir plus. |
Department | Facultatif | Le nom du service de l'utilisateur. Ce champ est facultatif si vous fournissez un numéro de téléphone, une adresse e-mail, ou à la fois le prénom et le nom. |
Employee ID | Facultatif | Le numéro d'identification de l'utilisateur. Il doit être unique. Ce champ est facultatif si vous fournissez un numéro de téléphone, une adresse e-mail, ou à la fois le prénom et le nom. |
Line Manager | Facultatif | L'identifiant employé (Employee ID) du responsable de l'utilisateur. Il sert à établir les relations hiérarchiques dans Blink, utilisées pour les équipes de reporting et l'analytique. Ces valeurs doivent être identiques à celles de la colonne « Employee ID ». |
Company Name | Facultatif | Le nom de l'entreprise de l'utilisateur. Ce champ est facultatif si vous fournissez un numéro de téléphone, une adresse e-mail, ou à la fois le prénom et le nom. |
Group | Facultatif | Il s'agit d'un groupe de l'organisation auquel vous souhaitez que l'utilisateur appartienne. Ce champ est facultatif. Vous les avez choisis lors du téléchargement du modèle d'import. Pour sélectionner le groupe, placez un « X » dans le champ du groupe correspondant. Vous n'avez pas besoin d'ajouter un « X » au groupe par défaut (organisation entière). |
*Au moins un de ces champs doit être présent pour que l'enregistrement soit importé. Nous recommandons toutefois de les remplir aussi complètement que possible.
⬆️ Téléverser votre modèle et importer les utilisateurs
Retournez à la page d'import (là où vous avez récupéré le modèle téléchargeable), cliquez sur Suivant.
Ajoutez un nom d'import, mais veillez à ce qu'il soit précis, par exemple la date et l'identité des personnes que vous importez dans Blink.
Téléversez le modèle d'import nouvellement enregistré que vous avez rempli avec toutes les informations de vos utilisateurs.
Cliquez sur Téléverser. Les imports peuvent prendre jusqu'à 5 minutes, selon le nombre d'utilisateurs.
Une fois l'opération terminée, vous recevrez un message « Import terminé » confirmant la fin du processus. Vous verrez également votre import sur la page de départ, après avoir cliqué sur Mise à jour en masse, avec la mention « Réussi » à côté s'il a abouti.
⚠️ Erreurs dans votre modèle d'import
En cas d'erreur dans le modèle d'import, l'import échoue et aucun de vos utilisateurs n'est importé dans Blink. Une liste d'erreurs vous sera présentée ; il vous suffit de corriger ces erreurs puis de téléverser à nouveau l'intégralité du modèle d'import.
Retournez à la page d'import
Cliquez sur l'import qui a échoué
Vous pouvez alors voir chaque erreur, ligne par ligne
Ouvrez votre modèle d'import et corrigez les erreurs
Téléversez à nouveau votre fichier et cliquez sur Suivant
Si l'opération réussit, un écran de confirmation s'affiche ; sinon, cet écran réapparaît et vous devez répéter les étapes
🤷 Que faire une fois l'import terminé
À condition qu'il n'y ait aucune erreur dans le modèle d'import, un écran de confirmation vous indiquera que tous vos utilisateurs ont été importés.
Pour que tout le monde s'inscrive, vous devrez maintenant soit Envoyer des invitations, soit Télécharger des Packs de démarrage, ou vous pouvez cliquer sur Passer et le faire à une date ultérieure.
Remarque : S'il s'agit de votre tout premier import d'utilisateurs, vous voudrez probablement passer l'envoi des invitations pour l'instant, car il vous reste peut-être de la configuration à faire avant que vos utilisateurs ne vous rejoignent dans Blink.
📩 Inviter des utilisateurs
Vous pouvez déclencher des invitations par SMS et e-mail vers Blink pour vos utilisateurs importés depuis le Panneau d'administration
Retournez à la page des imports
Localisez l'import que vous avez effectué et cliquez sur le bouton « Envoyer des invitations »
Remarque : vous pouvez envoyer des invitations à un groupe à la fois lorsque vous effectuez un import en masse.
🔰 Télécharger des Packs de démarrage personnalisés
Si vous n'avez pas l'intention d'envoyer des invitations à Blink par SMS ou e-mail, nous proposons également des Packs de démarrage pour aider les utilisateurs à accéder à leur compte Blink. Il s'agit d'instructions PDF propres à chaque utilisateur. Vous pouvez télécharger des Packs de démarrage personnalisés pour toutes les personnes de l'import, ou les télécharger individuellement depuis le profil de chaque utilisateur.
Retournez à la page des imports
Cliquez sur le bouton ⋮
Cliquez sur « Télécharger les Packs de démarrage » dans le menu qui apparaît